Modelo de cuenta de cobro ¿Cómo hacer una cuenta de cobro?

Entendemos como cuenta de cobro a aquel documento que tiene la función de solicitar el pago de una deuda o valor de un objeto o propiedad. Eso sí, solo puedes utilizarla siempre y cuando pertenezcas al Régimen Simplificado para el impuesto del IVA. Es decir, al momento de que se presta un servicio o se vende cualquier producto, si eres un vendedor, deberás entregarle al comprador una factura, pero si no estás autorizado para entregar dicha factura, entonces tendrás que emitir una cuenta de cobro.

Ahora bien, a continuación vamos a hacer mención de qué es una cuenta de cobro, cómo hacer una, la forma de redactarla, modelo, entre otros datos de interés que deberás tener siempre a la mano.

¿Qué es una cuenta de cobro?

La cuenta de cobro es un documento que nos permite utilizarlo como aval de que se ha realizado una transacción. En otras palabras, es un comprobante comercial (no factura) que acredita el servicio o la venta que ejecutaste. Aunque esta posee ciertas funciones parecidas a las de una factura, es necesario decir que no se trata de lo mismo, pues la cuenta de cobro no presenta efectos legales como el caso de la factura, muchos manifiestan que utilizar una cuenta de cobro es mucho más sencillo y fácil que si se ponen a trabajar con facturas.

¿Cómo se hace una cuenta de cobro?

Hacer una cuenta de cobro no es difícil, solamente será necesario que tengas en cuenta ciertas especificaciones que te permitirán realizar una apertura de esta categoría, a la vez que te hará llevar un óptimo control de tus ventas.

En las próximas líneas vamos a ver algunos lineamientos que puedes utilizar para que de esa manera sea más fácil la realización de la cuenta de cobro, veamos:

• Primeramente, el documento deberá indicar la cuenta bancaria a donde se hará el giro del dinero. Del mismo modo, tendrás que registrar una fecha tope para que se efectúe el pago. Muchos comerciantes sugieren que esto se efectúe entre 15 a 45 días contados de la fecha en la que se hizo concedió o se vendió el producto o propiedad.
• Por otro lado, es importante que lleves un control de las obligaciones que vayas realizando para que de esa forma tengas en cuenta cada uno de las cuentas y recibos de pago. Esta es una estrategia que te ayudará muchísimo para tener un control de las personas que te deban y las que no.
• Asimismo, es necesario que especifiques los productos que el cliente recibe, esto es por si acaso, esperemos que no, surjan unas quejas futuras. Nunca está de más.
• Gran parte de los ciudadanos que laboran con cuentas de cobro tienden a manifestar que al momento de entregarle a sus clientes la cuenta de cobro, también concedan una copia del RUT, esto es en caso de que el usuario necesite hacer una retención, de esa manera podrás evitar errores en las actividades efectuadas.
• De igual forma, es importante que anexes los valores en el documento, pues de lo contrario, se han visto casos en los que muchas personas al final no ejecutan el pago.

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Tomados en cuenta cada uno de estos puntos, será más sencillo tener una visión referente de cómo hacer una cuenta de cobro.

¿Cómo redactar una cuenta de cobro?

En el punto anterior te indicamos algunos datos informativos que debe contener tu cuenta de cobro al momento de hacerla. Ahora, vamos a echarle un vistazo a la forma de redacción que debes aplicar para que solo debas llenar el documento. Solo te aconsejamos ver y que apliques lo que te traemos a continuación:

  1. Te recomendamos que la cuenta de cobro contenga el nombre de la empresa a la que se está haciendo el pago.
  2. El NIT.
  3. Nombres y apellidos de la persona que va a recibir el pago.
  4. La suma total del servicio o del producto que vayas a conceder.
  5. Coloca el indicativo de los conceptos.
  6. Al final de documento anota tu teléfono, dirección, fecha, lugar, nombre y apellido de la persona que cobra, además de la cuenta bancaria.

Recomendaciones

Algunas recomendaciones adicionales que puedes aplicar para la realización de una cuenta de cobro en todo momento, son:

• Es fundamental que tengas un número consecutivo, es decir, no es que sea algo obligado o que el cliente te lo va a pedir con intensidad, pero si es una manera sencilla de que lleves un control de tus ventas. De esa manera, tendrás un manejo correcto referente a las personas a las que le has prestado servicios y quienes te deban y sepas que debes cobrarle.
• Otro punto es que anotes la forma de pago en la que vendiste el producto, bien sea en divisas, moneda local, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, pago móvil, entre otros. De esa manera, la cuenta bancaria va a sugerir una fecha, máxima de pago, las cuales pueden variar, siendo un lapso no mayor a 30 días contados desde el día que realizaste la venta.
• Procura detallar muy bien los servicios o productos que realizaste, esto es con el objetivo de que tengas un buen rendimiento de control, además de que el cliente sabrá detalladamente lo que incluye o no lo que vayas a comercializar. De esa manera te evitas futuras quejas o inquietudes.
• En caso de que tu cliente de deba algún valor adicional del servicio o del producto, recuerda incluirlo en la cuenta de cobro, pues, en caso de no hacerlo, estamos seguros que más adelante será mucho más difícil que el cliente lo haga.

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Nunca está de más tener en cuenta ciertas recomendaciones, pues es una forma de ver como las experiencias vividas por parte de otros comerciantes hacia ti que estás adentrándote a este mundo y con cuenta de cobro.

Modelo de cuenta de cobro para una persona que presta servicios

Si requieres un modelo de cuenta de cobro para una persona que presta servicios en el Régimen Simplificado del IVA, no cabe duda que estás en el lugar correcto, a continuación te traemos un modelo de este que podrás descargar con facilidad y guiarte para tu negocio y venta.

Plantilla formato cuenta de cobro PDF para descargar

Ahora bien, si deseas una plantilla con un formato de cuenta de cobro en PDF para descargar, descuida, aprovecha la que te diremos a continuación:

Tener conocimiento sobre cómo hacer una cuenta de cobro, al igual que saber todos los datos de esta será de mucha ventaja para ti si estás siendo parte de esta comunidad de comerciantes que requieren de un documento que avale y lleve un control de las ventas efectuadas.