RUT: Cómo sacar el certificado y otros puntos que necesitas conocer

La economía de un país es un tema básico y fundamental para que sus habitantes puedan tener una vida adecuada y con el mayor nivel de bienestar posible. Esto quiere decir que Gobierno debe encargarse, gracias a políticas públicas, de que todo funcione de forma apropiada.

Es por ello que el Gobierno Colombiano se ha abocado al control especial de los impuestos, creando una Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dedicada específicamente al tema de las contribuciones internas de los ciudadanos de la nación.

En este sentido, y para poder controlar convenientemente a las personas que deben declarar y/o pagar impuestos se ha creado el Registro Único Tributario (RUT) encargado de adjudicar este reconocimiento entre los ciudadanos.

Hombre con papeles en la computadora

Ten en cuenta que dicho registro también permite saber quiénes no debe pagar impuesto, es decir, que no son contribuyentes por no cumplir con las características para serlo.

Sin embargo, para todo ciudadano es importante contar con su RUT, facilitando algunos trámites legales. Por tal motivo, hoy te hablaremos de los puntos que necesitas conocer sobre este documento, así como de cuál es la mejor forma para sacar tu certificado RUT.

Registro Único Tributario

Primeramente, debes tener presente que el RUT cumple la función de identificar, ubicar y clasificar a todas aquellas personas y entidades que, según sea su caso, son contribuyentes declarantes del impuesto de la renta, tenga que pagarlo o no.

Esto se debe a que toda persona que se encuentre económicamente activa y declarante de ingresos y patrimonio tiene el deber de realizar su registro tributario. Sin embargo, no todas las personas son tratadas de la misma manera al momento de la declaración.

Considera que solo las personas que cumplen con las características de ser responsables del régimen común o simplificado, así como agente retenedores y los que llevan a cabo actividades económicas rentables de importación y exportación de productos deben mantener su registro actualizado para evitarse problemas.

No obstante, es recomendable que toda persona que mantenga su inscripción en la RUT cuente con sus datos actualizados y toda su información en orden. De esta manera, se podrán evitar inconvenientes al momento de realizar trámites que requiera de este registro.

Por otra parte, ten presente que solo deberás actualizar tus datos en el caso de que algo cambie en tu vida, como por ejemplo tu residencia u otro punto de tu información personal.

También es importante tener en cuenta que se debe notificar cualquier cambio de actividad económica y cualquier punto que se encuentren estipulados como importantes dentro del reglamento de dicho registro.

Esto se debe a que el proceso de actualización en caso de cambios es de carácter obligatorio y es de suma importancia reiterarlo.

Cualquier incumplimiento a este proceso podrá acarrear una multa o sanción por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), encargados de supervisar y sancionar a cualquier ciudadano o entidad que viole los códigos establecidos para el control de las actividades económicas dentro del país.

Tipos de registros según el DIAN

Hombre mirando una lista

De manera general, podemos decirte que no existe un solo tipo de RUT, puesto que este documento puede variar según el tipo de contribuyente. Es por ello que, para poder personalizar cada documento, el RUT cuenta con un Nit, el cual es un número especial otorgado a cada contribuyente y que de ninguna manera puede repetirse entre uno y otro.

En este sentido, es importante que tomes en cuenta que al momento  de inscribirte en el DIAN o de sacar el certificado del RUT existen distintas opciones, considerando que cada una se adapta a condiciones legales diversas, así como a necesidades especiales, según el tipo de contribuyente que realice el trámite.

En términos generales, la página DIAN solo ofrece 4 tipos de registros, los cuales explicaremos a continuación:

  • Persona natural no responsable de IVA, ni obligada a registro en Cámara de Comercio: Representa la opción más común seleccionada. En ella se agrupan todos aquellos comerciantes o prestadores de servicios que no venden productos u ofrecen servicios gravados con IVA. Esta característica los hace no ser responsables del impuesto de las ventas.
  • Persona natural o asimilada: En esta categoría se encuentran todas aquellas personas naturales dedicadas a actividades económicas que se excluyen directamente del impuesto de las ventas. Entre ellos se encuentran los asalariados, rentistas del capital, trabajadores de la salud sin vinculación laboral, entre otros ejemplos.
  • Persona jurídica o asimilada: En este grupo convergen todas aquellas personas jurídicas que no necesitan de un registro mercantil o tramitación de certificado de Cámara de Comercio. También es la clasificación que poseen aquellas personas que si necesitan registro mercantil o inscripción ante Cámara de Comercio, pero ya cuentan con Nit asignado con anterioridad.
  • Persona natural o jurídica que necesiten inscripción ante Cámara de Comercio: Esta es la categoría para las personas naturales o jurídicas que necesiten el RUT para el registro mercantil o Cámara de Comercio pero que no cuentan con un Nit asignado con anterioridad y deban tramitarlo.

Tipos de contribuyentes

Una vez definidos los tipos de registros, debemos hacer una evaluación rápida de los tipos de contribuyentes que hacen vida dentro de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y sus características principales.

Sin embargo, se debe tener en cuenta que las diferentes categorías se encuentran segmentadas según el rango del patrimonio anual que tenga el contribuyente, considerando el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), por lo que los grupos a los que se pertenecen puede variar de manera anual, contando con el patrimonio que se mantengan durante la temporada.

  • Gran contribuyente. Esta categoría se encuentra conformada por las diferentes organizaciones de derecho público, régimen especial de renta o sin ánimo de lucro.
  • Contribuyente Mediano Alto. Se trata de personas naturales o jurídicas que cuenten con un patrimonio bruto mayor a 30.000 SMMLV. Por esta razón se diferencian de los contribuyentes medianos.
  • Contribuyente mediano. Es este grupo entran las personas naturales o jurídicas con un patrimonio bruto toral de entre 5.001 y 30.000 SMMLV.
  • Contribuyente pequeño. Es considerado un contribuyente pequeño aquella persona natural o jurídica que cuente con un patrimonio bruto total que entre en el rango de entre 501 y menos de 5.000 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes.
  • Contribuyente Micro. Si el patrimonio bruto total de una persona natural o jurídica no supera los 500 SMMLV es considerado un contribuyente micro.

Importancia del certificado RUT

Si bien muchas personas pueden llegar a desconocer la importancia del certificado RUT, es necesario que se realice la inscripción ante el DIAN y la posterior asignación del número de identificación Nit.

Esto se debe principalmente a que el RUT favorece el proceso de identificación, ubicación y clasificación de datos de todos los ciudadanos del país. Ciertamente, es indispensable saber que no todas las personas son clasificadas como contribuyentes, pero que igualmente deben hacer su registro.

Ten en cuenta que este es un requisito que exigen las empresas al momento de contratar empleados, así como también es necesario contar con él durante el periodo de pagos de impuestos, en el caso de trabajadores independientes o contribuyentes de distintos tipos.

También es fundamental considerar que no tiene nada que ver el tener ingresos bajos o poco representativos, puesto que todos los ciudadanos colombianos llegan a necesitar de su RUT en algún punto de su vida.

Cómo sacar el certificado del RUT paso a paso

Gracias a las nuevas tecnologías se ha vuelto muy fácil el proceso de realizar trámites legales de forma remota. La inscripción en el RUT no es la excepción, por lo que podrás llevar a cabo el proceso con solo tener un computador y una buena conexión a Internet.

Ten presente que debes tener a la mano tu información personal para poder completar el proceso de forma adecuada.

Para comenzar, es importante que ingreses en la página web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Dentro de su página principal podrás encontrar mucha información correspondiente a trámites que puedes realizar o a información que puedes conseguir.

Para realizar el registro, deberás ubicarte en la parte izquierda de la página principal, en el apartado titulado “Transaccional”, donde se encuentra la opción de “Usuario Nuevo” y darle clic.

Página principal de DIAN

Esto te llevará a una nueva página, la cual te presentará formulario que deberás rellenar con la información de tu documento de identidad (tipo de documento, número y fecha de expedición)

Página de registro en el sistema de DIAN

Dentro de las opciones del tipo de documento tienes una buena lista para elegir, por lo que podrás utilizar el que mejor te parezca. Sin embargo, debes saber que siempre que realices un trámite en este portal tendrás que utilizar el mismo documento de identificación.

Opciones de documentos de identificación del DIAN

Una vez hayas rellenado la información que te piden podrás darle en el botón de habilitar cuenta. En este paso el sistema te proporcionará un formulario nuevo que deberás rellenar con tus datos, el cual te dará paso para recibir un código para que puedas descargar el RUT.

Página principal del DIAN

Cuando ya tengas el código deberás volver a la página principal del DIAN e ingresar como un usuario ya registrado. Para ingresar como una persona natural deberás elegir la opción de “A nombre propio”, de no ser así deberás ingresar con “NIT”. Coloca tu contraseña en el sistema para entrar en tu cuenta virtual.

Página de inicio de sesión en DIAN

Página de inicio de sesión de DIAN

Dentro de tu cuenta virtual podrás completar los pasos para descargar tu RUT de manera adecuado. Este proceso es rápido y sencillo, por lo que cualquier persona puede realizarlo en cualquier momento del día.

Por otra parte, también puedes llevarlo a cabo desde un computador o un teléfono móvil inteligente con conexión a Internet, puesto que la página del DIAN se encuentra diseñada de forma que pueda verse desde estos equipos electrónicos.

Durante el uso en el celular se recomienda el uso del teclado virtual, para evitar problemas con la seguridad del sistema y que se pueda completar el proceso sin problemas.

 

Contar con el certificado del RUT es indispensable para cualquier ciudadano colombiano económicamente activo, puesto que permite conocer su situación legal como contribuyente o no de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por tal motivo, es determinante que procedas a descargarlo y a tenerlo contigo para cuando lo necesites.